Comprendre et Gérer les Dépenses Professionnelles en Libéral

Sophie Martin

Salut à tous et bienvenue dans ce nouvel épisode ! Je suis ravie de vous retrouver pour parler d’un sujet aussi fondamental que piégeux : la gestion des dépenses professionnelles en libéral. Alors, après avoir décortiqué les subtilités des frais de véhicule — oui, je sais, ce carnet de bord, c’est pas votre ami, hein ? — aujourd’hui on va dézoomer et regarder l’ensemble des dépenses, pas que la voiture. Et croyez-moi, quand on commence, on a tous ce réflexe : “Ah super, je peux tout déduire !” Sauf que… non.

Sophie Martin

Alors, première chose à savoir, on parle de déductibilité. Qu’est-ce que ça veut dire ? Pour qu’une dépense soit acceptée, elle doit absolument être engagée dans l’intérêt de votre activité libérale. Faut que la dépense serve votre boulot, tout simplement. Si ça n’a pas de lien direct — genre, coiffeur, jeans tout neufs pour bosser, ou même, ah oui, j’ai déjà vu, la petite session ski sous couvert de “team building”… ça, c’est non. Sylvie m'a raconté qu'elle s'est souvenue d’un praticien lors d’une première mission d’accompagnement, qui était persuadé que ses vacances à Majorque allaient passer en charges parce qu’il avait “lu des articles là-dessus”... Voilà, je ne juge pas, on a tous démarré quelque part, mais on s’égare vite si on ne connaît pas les règles !

Sophie Martin

Et ce n’est pas tout, ces dépenses doivent être payées sur l’année civile — genre, vous les avez réellement sorties de votre poche ou de votre compte pro, pas juste commandées ou prévues. Le fisc est très clair là-dessus. Sans facture, c’est mort — le fameux ticket carte bancaire, ça ne marche pas. C’est bien la VRAIE facture, la quittance, ou l’appel de cotisations qui fera foi. D’ailleurs, tout ce qui est dépenses d’activités bénévoles, c’est pareil, pas déductible. Bref, retenez vraiment cette logique : pro, payé, justifié, autrement c’est NON !

Sophie Martin

Bon, maintenant, on va faire le tour des grandes familles de charges qu’on croise tous. Pour certains, ça paraît évident mais vous allez voir, il y a toujours deux-trois subtilités qui traînent… On a d’abord les achats courants, donc la fourniture de bureau — genre stylos, papier, cartouches, trucs qu’on consomme hyper vite. Ensuite, tout le petit matériel pro, comme l’ordi, les outils, le mobilier de base… La règle d’or c’est que tout ce qui coûte jusqu’à 500 euros hors taxe, hop, c’est charge. Par contre, au-dessus, ça passe en immobilisation, vous amortissez ça sur plusieurs années, là encore faut pas se louper sur le calcul.

Sophie Martin

Location de matoss, loyers de cabinet, ça aussi c’est très courant. S’il y a une part perso, vous déduisez juste la fraction professionnelle, pensez bien à faire ce calcul et à le justifier en cas de contrôle. Pour la documentation, pensez aux formations, revues, ouvrages pros : tout ce qui sert vraiment à votre exercice, c’est OK, tant que c’est prouvé. Pareil pour l’assurance pro, le ménage du local, le PTT (alors non, pas le tennis hein, on parle de “Poste Téléphone Télécom”, donc abonnements, timbres etc).

Sophie Martin

Et bien sûr, on retrouve nos charges sociales — les cotisations obligatoires, la retraite, la prévoyance facultative… D’ailleurs petit point sur la TVA : pour ceux qui la paient, c’est la TVA sur les achats pros qui compte, pas sur les achats de croissants du matin ! Les impôts locaux comme la CFE, parfois la CVAE, la taxe foncière si le local vous appartient, et, bon à savoir, tout ce qui est impôt sur le revenu, contraventions ou pénalités fiscales, là, c’est non, c’est clairement exclu.

Sophie Martin

On termine avec un point crucial, trop souvent négligé : tout ce qui concerne les frais de personnel et les versements entre pros. Alors là, il y a un vrai sujet sur les rétrocessions d’honoraires — donc ce que vous reversez à un remplaçant ou à quelqu’un qui prend une partie de votre activité, c’est déductible, à condition d’avoir une trace claire. Les redevances de collaboration, pareil, il vous faut une facture pour chaque versement, faite par le titulaire du cabinet. Et tout ce qui est honoraires non rétrocédés — genre, payer un avocat , marquer au bon endroit dans la compta, surtout pas laisser ça traîner ! Et attention, pour tous les versements supérieurs à 2400 euros par an et par bénéficiaire — typiquement les grosses rétrocessions, redevances — vous avez l’obligation de les déclarer sur la fameuse DAS 2… petit formulaire à ne surtout pas zapper, sinon mauvais quart d’heure en cas de contrôle.

Sophie Martin

Dès qu’on touche au personnel, c’est salaire net,(si vous avez un salarié ..hein! ce que vous prenez pour vous c’est des prélèvements personnels, pas des salaires) mais aussi vos cotisations URSSAF et retraite, mutuelle, prévoyance ou encore PER.

Sophie Martin

Quelques pièges classiques pour finir : oubliez pas le détail correct sur les factures de redevances, la gestion propre du compte bancaire pro, et toutes les petites charges du quotidien : plateformes de rendez-vous, blouses, commissions sur carte bancaire. Pour un remplacement, pensez à bien formaliser le tout, ne jamais payer ou facturer en mode freestyle… ça finit toujours par retomber. En gros, prenez l’habitude de vérifier si chaque dépense sert vraiment l’activité, si elle est bien justifiée, et si son traitement comptable est clean — je le répète, mais c’est souvent là que les contrôles fiscaux piochent! L'angak est là pour faire le tri, n'hésite pas !

Sophie Martin

Voilà, on a fait un tour dense mais essentiel de la gestion des dépenses en libéral. Franchement, y a de quoi s’arracher les cheveux parfois, mais avec les bonnes bases, on optimise sa compta et surtout, et l'angak est là pour te guider et te conseiller pour éviter les sueurs froides ! On poursuivra ce chemin la prochaine fois avec d’autres points concrets qui vous simplifieront la vie. Merci à tous de votre écoute, et pensez à relire vos factures ce soir, promis, c’est pas du temps perdu. À très vite !